Comprador, algumas dessas situações abaixo lhe parecem familiares?
- Chegou uma entrega, juntamente com a nota fiscal e o boleto para pagamento. Infelizmente, o pedido de compra original foi extraviado.
- Uma entrega chegou, juntamente com a nota fiscal e o boleto, porém alguns preços estão fora do valor negociado.
- Seu fornecedor gerou uma nota fiscal e boleto de toda a compra, porém fez entrega parcial da mercadoria.
- Uma fatura aparece para ser paga, porém nenhum agente da empresa consegue saber sobre o que se trata.
Esses são os problemas comuns em empresas que cresceram de tamanho mas não melhoram seus procedimentos de compras. Elas ainda estão presas em blocos de papel ou conversas no whatsapp que funcionavam quando eram pequenos.
Lamentamos dizer-lhe que isso não funciona mais. É definitivamente hora de considerar a implantação de um sistema para compras B2B e vamos ajudá-lo a tomar essa decisão.
Sob um sistema tradicional, aqui está o que acontece
Compras é o método pelo qual as pessoas na organização compram os produtos e suprimentos para que seus departamentos possam continuar operando. Podem ser pequenos, como papel de copiadora e toner, para itens grandes, como uma nova peça de equipamento. O processo é mais ou menos assim:
- O comprador determina a necessidade. Se o fornecedor já foi usado antes, o processo é um pouco mais simples. O comprador conclui uma requisição de compra e a envia para aprovação. Essa aprovação pode precisar ser garantida por um supervisor e / ou pelo departamento financeiro, para garantir que há orçamento para a compra.
- Uma vez aprovado, o comprador conclui um pedido e o envia para o fornecedor – geralmente por e-mail ou fax, espero que não pelo correio tradicional.
- Se o produto ou suprimento nunca foi comprado antes, ou se um fornecedor nunca foi usado antes, existem políticas da empresa relacionadas à obtenção de cotações, geralmente de três fornecedores em potencial, se o item for alto.
- Em seguida, o comprador deve aguardar a devolução das cotações, fazer uma seleção e enviar uma solicitação de compra para aprovação, com as cotações grampeadas. Quando a aprovação é garantida, o item é solicitado.
- Quando o pedido chega, ele é verificado para saber se está dentro dos parâmetros definidos na cotação. Uma fatura também pode acompanhar essa entrega ou pode ser enviada separadamente, por e-mail ou Correios. A confirmação da entrega e a fatura devem ser enviadas à contabilidade para pagamento.
Quando tudo isso é concluído manualmente, é um processo trabalhoso, com muitas mãos envolvidas. E por conta disso, muito tempo é perdido e a papelada pode ser extraviada. É apenas extremamente antiquado e ineficiente.
As empresas que ainda se utilizam desse processo manual para gerir suas compras, precisam urgentemente buscar a transformação digital e um software de compras eletrônicas é o caminho.
O que procurar no software de compras B2B
Embora toda organização tenha suas particularidades quando o assunto é gerir compras, existem algumas facilidades e recursos que todo sistema para e-procurement deve oferecer:
Uma interface amigável
O treinamento de usuários finais deve ser um processo relativamente fácil e não deve ser demorado. Se eles tiverem problemas com a navegação ou outros elementos, ficarão frustrados, terão que pedir ajuda continuamente e a empresa perderá tempo. Os formulários devem ser facilmente preenchidos e enviá-los a todas as partes envolvidas deve exigir apenas um clique.
“Conversa” em tempo real
Isso significa que existem integrações perfeitas em tempo real. O processo para enviar um pedido de compra ao sistema contábil, por exemplo, deve ser automático, pois está programado para estar dentro do software. E se toda essa automação estiver correta, ninguém precisará ponderar sobre onde deve ir uma requisição de compra, pedido ou fatura. Além disso, cada departamento deve permanecer sempre informado sobre seu orçamento e as despesas com compras devem ser cobradas automaticamente deste departamento.
Velocidade e flexibilidade
Embora certamente haja problemas e distorções durante o processo de configuração (lembre-se, toda organização é única), essa configuração não deve levar meses para ser concluída. Depois de tomar a decisão dessa transformação digital, os serviços de software de compras devem ser implantados idealmente dentro de uma semana, com toda a flexibilidade exigida pelas necessidades exclusivas da sua organização.
Fluxo de trabalho de aprovação automatizada
Parte do problema com os antigos sistemas manuais é que a aprovação depende de que os humanos examinem a papelada, conforme podem chegar a ela. Se os parâmetros forem incorporados aos serviços de software de compras, a aprovação deverá ser automatizada, sem a necessidade de intervenção humana.
E o fluxo de trabalho de solicitações de lances, requisições, pedidos de compra, confirmação de entrega e pagamentos de faturas também pode ser automatizado.
Todas essas coisas reduzem a mão de obra e o tempo e podem resultar em economias significativas a longo prazo.
Dados do orçamento
Todos os departamentos envolvidos na aquisição devem ter acesso em tempo real aos parâmetros do orçamento. Enquanto eles permanecerem dentro desses parâmetros, a automação do fluxo de trabalho estará ativa. Se eles ultrapassarem esses parâmetros, deve haver um sistema para redirecionar uma solicitação de compra para os aprovadores apropriados, com uma justificativa para essa solicitação.
Acesso Móvel
Nesse novo ambiente de trabalho, com flexibilidade de horários e locais de trabalho, uma organização deve estar preparada para o trabalho remoto que ocorre fora de suas instalações. Mesmo se você não estiver enfrentando isso atualmente, no futuro. Melhor estar preparado. Qualquer software de compras eletrônicas deve ter a capacidade de acesso remoto em dispositivos móveis por aqueles que têm acesso baseado em permissão.
Benefícios de um software de compras eletrônicas
A análise dos cinco princípios básicos listados acima deve demonstrar os benefícios do software para compras B2B para sua organização. Em poucas palavras, no entanto, incluem:
- Um processo de compras simplificado que reduz o tempo de inatividade em todas as etapas do processo
- Economia de tempo e mão de obra
- Erros reduzidos e gastos não planejados
- Transparência em tempo real e total para todos os envolvidos no processo
No final das contas … é tudo sobre economia de custos
Embora o cálculo da economia quantitativa de custos da adoção de compras eletrônicas às vezes seja difícil, uma empresa certamente pode começar a acompanhar as comparações entre o uso de sua implantação de software e seu sistema tradicional mais antigo. A velocidade dos processos de compras, a necessidade reduzida de atividade humana e até o fato de certos cargos poderem ser combinados e consolidados são fatores a serem quantificados. No final, o argumento para a adoção de e-procurement é forte.