O processo de gestão de compras B2B já se tornou um tópico importante para profissionais em qualquer organização que visa crescimento. Melhores estratégias de compras resultam em resultados financeiros mais sólidos para o negócio. É simples assim.

Nenhum tipo de empresa é autossuficiente e independente – elas dependem de bens e serviços de fornecedores terceirizados. Todo negócio é construído sobre esses relacionamentos essenciais.

Vamos descobrir como dar os primeiros passos nesse componente essencial em sua empresa.

O que é a gestão de compras B2B?

O comprador está envolvido em todas as atividades e estratégias para adquirir os bens e serviços que sua empresa precisa para operar. Se você precisa de material de escritório, matéria prima para sua produção, entre outros, há um processo para encontrar o fornecedor certo, determinar seu orçamento e executar a compra.

O ciclo de compras ideal deve ser eficiente e transparente para que impacte de maneira positiva em seus resultados financeiros. Ao encontrar maneiras de simplificá-lo, você pode economizar tempo e dinheiro, garantindo que todos os produtos necessários estejam à disposição com o mínimo de erros e atrasos.

Algumas etapas essenciais para uma boa gestão de compras passam por:

Planejamento antecipado

Determine o que sua empresa precisa e qual é o orçamento disponível. Mapeie os detalhes e associe cada item ao seu preço. Fazer isso evita muitos problemas e mantém sua operação organizada

Encontre fornecedores

Consulta seu banco de dados de fornecedores ou identifique novos potenciais fornecedores para atender às suas necessidades. Cada opção tem suas próprias vantagens e desvantagens. Analise fatores como custo, prazos de entrega, prazo de pagamento, qualidade no atendimento ao cliente e até mesmo garantia.

Cotações e contratos

Interagir com sua lista de fornecedores envolve solicitar cotações e negociar contratos. Comunique suas necessidades, incluindo preços e prazos de entrega. Essa etapa garante a confiabilidade do fornecedor e permite que você apenas vai assinar um contrato depois de concordar com os termos

Entrega dos produtos

Depois de assinar um contrato, é hora da fase de compra. Uma equipe de compras cuida dos pedidos de compras, confirma entrega e envia o pedido para pagamento

Análise da operação

Use indicadores-chave de desempenho para avaliar a eficácia de suas aquisições. Como você pode melhorar a velocidade e diminuir o custo? Que mudanças você pode fazer? Qual é o feedback dos gestores e de seu cliente interno?

Quando é hora de prestar atenção?

Quais são os sinais de que o seu processo de gestão de compras precisa de melhorias? Ter um processo de compras bem alinhado é importante por vários motivos. Se você estiver passando por alguns dos problemas abaixo é hora de mudar seus processos.

Relacionamento com fornecedores

São constantes os problemas e você tem problemas para manter relacionamentos saudáveis com fornecedores. Por exemplo, os detalhes do seu pedido podem ser imprecisos ou você não consegue se manter organizado.

Descontentamento com partes interessadas

Quando as partes interessadas estão descontentes com os métodos de compras atuais. Provavelmente, isso ocorre porque o processo é complicado e leva muito tempo para obter o que precisam de um fornecedor.

Perdendo para a concorrência

Todo comprador sabe que uma das formas de se melhorar o desempenho do negócio é comprando melhor. Fique atento aos seus concorrentes, pois eles podem adotar novas tecnologias e conseguir com isso se tornar mais eficiente.

Sequência de erros

Sua confiança em processos manuais está aumentando o erro humano. Erros podem acontecer com qualquer sistema, mas o erro humano sempre será uma ameaça quando os funcionários tiverem que preencher formulários e enviar informações manualmente por e-mails ou serviços de bate-papo.

Processo de compras moroso 

Seu processo de compras é simplesmente muito demorado. É importante que você use seu tempo da forma mais eficiente possível, para que seus funcionários possam se concentrar em obter resultados de negócios de maior prioridade.

Sem integração entre setores

A visibilidade do setor de compras é muito limitada. Como os processos são isolados, é difícil ficar por dentro do que realmente está acontecendo com aquela requisição enviada a duas semanas para o comprador.

Manter-se competitivo no cenário atual de negócios significa encontrar as melhores maneiras de abordar as cotações e compras. A solução para os métodos atuais de ineficiência é a adoção de um sistema profissional para procurement.

Quem são as partes interessadas neste processo?

As “partes interessadas” de compras incluem a própria equipe de compras, os gestores de departamento e a equipe de finanças – entre muitos outros. Mas isso vai depender do tamanho e do tipo de organização. Parte da definição de um plano de compras é definir quem tem quais funções e responsabilidades.

Gerentes de projeto, executivos e equipes de contrato devem trabalhar juntos com o mínimo de sobreposição para obter os melhores resultados.

Então, onde a automação entra em cena?

A automação de compras melhora muito a carga de trabalho para todas essas partes interessadas. A automação de compras afeta qualquer pessoa envolvida nos seguintes processos de negócios:

• Requisição de compra. Quando alguém da sua empresa solicita novos materiais, seja para compra direta ou para uma simples cotação.
• Cotações. Conhecendo a necessidade do cliente interno, os responsáveis ​​pela compra localizam os fornecedores e orientam a requisição no processo.
• Ordens de compra. Com o fornecedor escolhido e a cotação aprovada, tornam-se pedidos de compra. Os sistemas para compras B2B garantem que todas as necessidades destacadas pelas partes interessadas sejam cumpridas.

  Eles também validam os dados comparando o pedido de compra com o número de identificação, recibo do pedido e fatura relacionados. Quaisquer discrepâncias devem ser relatadas ao responsável pelo processo.

• Notas fiscais. Uma fatura enviada por um fornecedor é processada em compras, onde se torna um documento digital. É fácil pesquisar e encontrar discrepâncias neste tipo de registro, uma vez que a própria NFe possui uma tag para referenciar o número do pedido de compras.
• Gerenciamento de fornecedores. Melhorar o relacionamento com seus fornecedores significa acompanhar possíveis problemas, como informações ausentes e atrasos. Uma plataforma automatizada de compras aprimora sua capacidade de colaborar com os fornecedores.
• Contratos. Outra tarefa importante é a coleta e processamento de contratos em toda a empresa. A melhor estratégia é manter tudo centralizado para que as equipes de compras possam encontrar mudanças nos termos e condições rapidamente. 

As partes interessadas são as pessoas que você deseja atender durante sua jornada de gerenciamento de compras, e uma solução de compras digital é a chave para o sucesso.

Como é um processo de aquisição saudável?

É possível que você ainda trabalhe usando planilhas, blocos de papel e caneta, mas como mencionamos, a digitalização não é apenas mais conveniente, mas também centralizada para tornar o gerenciamento de gastos muito mais fácil.

A digitalização do setor de compras permite criar um ambiente de trabalho compartilhado onde fornecedores, funcionários e gerentes podem se comunicar uns com os outros. 

Sua empresa tem mais controle sobre os gastos, aplicando limites de orçamento e restrições de transação, que reduzem os gastos independentes e fornecem informações sobre seu processo de compras.

Mas como escolher o software para procurement?

Tudo bem, chegamos até aqui e agora vamos ajudá-lo com as principais características que devem ser observadas na escolha da ferramenta ideal  para ser seu braço direito no dia a dia de compras B2B.

Compare as opções cuidadosamente e determine suas necessidades exatas antes de investir em uma. Alguns dos atributos que você deve procurar:

Conjunto de características

Observe primeiro os recursos. O software deve abranger todos os controles inerentes a requisições, cotações, compras, entregas, gestão de fornecedores e principalmente fornecer análises completas sobre o setor

Rastreabilidade da informação

Procure uma ferramenta que tenha capacidade de visualizar seus dados como quiser e rastrear informações importantes que o ajudarão a fazer previsões mais inteligentes. A análise também permitirá que você ganhe visibilidade em seu processo e mantenha seu processo de compliance em dia.

Integrações

Não se esqueça das integrações com softwares utilizados atualmente em sua empresa, como sistemas de gestão (ERP), BIs, CRMs, plataformas de contabilidade, entre outros.

Quanto melhor uma solução de compras se ajustar ao seu fluxo de trabalho, mais rápido você poderá extrair benefícios dela.

Conclusão

Você e sua empresa estão prontos para descobrir o imenso valor comercial que se pode criar com a adoção de uma ferramenta de compras profissional? Converse com um de nossos especialistas e deixe-nos apresentar o Zitier.