Em qualquer organização, as compras são um dos principais departamentos da empresa que tocam e gerenciam os gastos organizacionais e a gestão de categorias faz parte desse processo.
Seja na compra de suprimentos para produção ou para produtos que serão revendidos, se uma organização não tiver uma abordagem estratégica para sua compra ou um processo claro de compra, os gastos podem ficar fora de controle e se tornar prejudiciais.
De acordo com o Open Standards Benchmarking da APQC sobre gerenciamento de categorias em compras – estudos mostram que as organizações que iniciaram programas de gerenciamento de categorias têm um prazo médio de entrega de fornecedor de apenas seis dias em comparação com 14 dias para as organizações que não iniciaram programas de gerenciamento de categorias.
Para o processamento da ordem de compra, as organizações que iniciaram programas de gerenciamento de categoria mostram um tempo médio de resposta de oito horas versus uma média de 15 horas para as organizações que não iniciaram programas de gerenciamento de categoria.
O que é gerenciamento de categorias?
O gerenciamento de categorias pode ser definido como uma abordagem estratégica para compras, onde a organização segmenta seus gastos com bens e serviços comprados. A segmentação organiza bens e serviços em grupos discretos, dependendo das funções desses bens e serviços.
Algumas das categorias nas quais as organizações normalmente gastam incluem:
- Gerenciamento de escritório
- Recursos humanos
- Serviços profissionais
- Segurança
- Transporte
- Viagens e entretenimento
- Médico
- Produtos / serviços industriais
A função de um gerente de categoria
Essa é uma função de aquisição especializada na qual a pessoa lida com uma categoria específica de bens ou serviços, por exemplo, serviços profissionais, TI ou suporte logístico. Essa pessoa é responsável pelo fornecimento estratégico, criando um plano de categoria e supervisionando a categoria.
Os gerentes de categoria lidam com os relacionamentos da cadeia de suprimentos para sua função de categoria. Isso exige que eles tenham um background na categoria sendo manipulada, por exemplo, um gerente de categoria de TI deve ter um diploma em computação para ajudar a tomar decisões de compra justificando a necessidade da compra para as partes interessadas internas para garantir que estão obtendo o produto certo sortimentos.
Alguns executivos seniores de compras, como o CPO da Fortune 100, Reza Hagel, acreditam que a atual função de gerente de categoria, como a conhecemos, deve ser atribuída a uma função de especialista em domínio, com o objetivo de gerenciar relacionamentos com as partes interessadas e uma função de gerente de compras com foco na nova geração serviços de aquisição de valor agregado.
Hagel também observa que a base para a modelagem de negócios está ausente e o uso de dados nas tomadas de decisão e no planejamento estratégico não faz parte de um processo definido.
O processo de gerenciamento de categorias:
Existem muitas maneiras de desenvolver uma estratégia de categoria, mas aqui estão algumas perguntas e pontos a serem considerados.
- Definição – Quais devem ser as diferentes categorias e subcategorias?
- Análise de gastos – Quanto gastam cada categoria e suas subcategorias?
- Análise de mercado – Como o mercado de suprimentos olha para cada categoria, ele se ajusta às necessidades do cliente?
- Melhoria – a inteligência de mercado obtida com a análise de mercado é aplicada. Isso pode levar a uma alteração nas especificações, alteração do escopo do trabalho ou localização de uma nova base de suprimentos e novos fornecedores.
- Aplicação contínua – Esse conhecimento é aplicado continuamente em compras estratégicas e compras transacionais.
Existem certos pré-requisitos para o gerenciamento bem-sucedido de categorias:
- Uma análise dos objetivos estratégicos organizacionais e vinculação do fornecimento a esses objetivos.
- Análise atualizada de preços nos mercados locais e internacionais e as tendências predominantes.
- Uma análise atualizada dos gastos organizacionais versus dados de mercado, bem como os KPIs de benchmarking para identificar áreas de melhoria.
- dados de desempenho do fornecedor.
- Análise de todas as economias obtidas através de negociações, substituições e conformidade.
- Engajamento contínuo entre todas as partes interessadas para garantir que todos estejam a par das decisões de compra da organização.
Quais são os benefícios do gerenciamento de categorias em compras?
- Centralização de dados de gastos – Há benefícios de consolidar e centralizar os gastos, incluindo rastreamento, registro e relatório mais fáceis. Também há oportunidades de terceirizar se a análise de gastos mostrar que seria mais barato fazê-lo do que comprar.
- Oportunidades para economia de custos – O gerenciamento de categorias funciona aproveitando o conhecimento e a experiência dos gerentes de categorias para obter informações sobre uma categoria e suas subcategorias com o objetivo de criar valor para cada compra. Se a empresa precisa de hardware e software de TI para 10 novas equipes, por exemplo, a decisão de comprar ou arrendar o hardware, comprar software ou arrendar serviços de computação em nuvem e outras decisões técnicas são tomadas a partir de uma área de especialização.
- Melhor gerenciamento de riscos do fornecedor – Com o gerenciamento de categorias, uma organização é capaz de obter um entendimento profundo de cada fornecedor. Os riscos operacionais associados a um fornecedor podem ser usados como referência ao lidar com outros fornecedores na categoria e subcategoria.
- Processo de compra para pagamento (P2P) – quando o processo de lidar com um fornecedor em uma determinada categoria for aperfeiçoado, ele poderá ser replicado ao lidar com outros fornecedores da mesma categoria, em vez de apresentar processos exclusivos para cada fornecedor.
- Benefícios dos gastos holísticos – O fornecimento estratégico traz ganhos de escala. Ao comprar a longo prazo em diferentes categorias de produtos, o gerente da categoria pode oferecer maiores volumes ou maior escopo de trabalho aos fornecedores. Isso economiza tempo, evitando compras transacionais repetitivas. Também oferece o poder de negociar por melhores preços.
- Estratégia de negócios simplificada – Ao fazer um planejamento estratégico de negócios, o gerenciamento de categorias é útil, vinculando metas estratégicas específicas a propósitos estratégicos. Se uma empresa de mineração planeja expandir suas operações nos próximos 3 anos, por exemplo, o gerenciamento de categorias em máquinas e equipamentos pesados oferece uma estratégia mais simplificada, pois a empresa poderá identificar fornecedores e capital antecipadamente.
Qualquer empresa se beneficia muito com a adoção do gerenciamento de categorias como uma de suas melhores práticas em compras B2B. Ele tem a capacidade de agregar valor na redução do risco da cadeia de suprimentos, além de impulsionar a inovação em diferentes categorias da cadeia de suprimentos. Uma organização é capaz de aproveitar oportunidades para gerenciar a demanda, ter um melhor gerenciamento do fluxo de caixa e impor maior conformidade aos padrões dos fornecedores.