Atualmente a maioria das empresas possui um sistema ERP (sistema de gestão), para controlar sua operação incluindo a gestão de compras. Esses sistemas surgiram nos anos 90 com o objetivo de permitir que as empresas pudessem controlar suas operações, obtivessem mais eficiência e ganhassem uma vantagem competitiva.

A maioria dos ERPs se propõe a atender várias funções do negócio. É bem verdade que, os sistemas de gestão são realmente suficientes para um número limitado de operações. No caso de Procurement, como muitos profissionais já descobriram, não é um deles. 

No artigo de hoje, vamos apresentar os três principais motivos pelos quais você deve ter muita atenção quando tentar empregar o uso de seu ERP para administração de compras em sua empresa:

1. Pouca flexibilidade necessária para os processos de compras

Os ERPs podem ser complementados por módulos projetados para estender as funcionalidades básicas do sistema. No entanto, como esses módulos ainda devem se encaixar no espectro mais amplo de ERP, eles forçam os profissionais de compras a um conjunto rígido de recursos de sistema que não se alinham inerentemente com seus processos ou fornecem todas as funcionalidades de que precisam. 

Por exemplo, esses módulos não permitem que as equipes personalizem facilmente os fluxos de aprovação – algo que é crucial para as operações de compras que envolvem uma variedade de partes interessadas, processos e documentos.   

2. Falta da integração entre diferentes equipes

A colaboração simplificada entre os funcionários e também entre a empresa e as partes interessadas externas é um dos elementos-chave para uma operação de compras otimizada. Esse tipo de colaboração é essencial para gerenciar com eficiência os formulários, contratos, pedidos de compra, faturas e outros dados que são fundamentais para todo fluxo de trabalho de compras. 

Os ERPs, que normalmente são restritos a um número limitado de usuários (a maioria dos quais são da equipe financeira), não permitem a colaboração otimizada necessária para aquisições. 

3. ERPs costumam ter problemas com a facilidade de uso

A experiência do usuário oferecida pela maioria dos ERPs ainda está enraizada há décadas. Esses sistemas desajeitados e complexos oferecem interfaces que podem ser descritas da mesma maneira. Isso representa um grande obstáculo para a força de trabalho de hoje, que agora inclui a geração do milênio que está acostumada a tecnologias tão intuitivas que nem mesmo têm uma curva de aprendizado. 

Essas tecnologias mudaram as expectativas dos envolvidos, deixando pouco espaço para soluções que não são fáceis de dominar. A má experiência do usuário que ainda assola a maioria dos ERPs leva ao abandono rápido do sistema e limita severamente a adoção do usuário. 

Conclusão

Os ERPs oferecem uma série de ferramentas essenciais para várias funções de negócios, mas negligenciam as necessidades básicas de compras. Embora os módulos de compras para ERPs tentem preencher essa lacuna, esses módulos demoram muito para configurar e não oferecem a flexibilidade ou as funcionalidades necessárias para otimizar a aquisição de forma eficaz.

Hoje, existem software para compras baseadas em nuvem que podem se integrar e complementar os ERPs já existentes, permitindo que as empresas continuem a alavancar seus sistemas existentes e, ao mesmo tempo, ampliar o valor estratégico de seus investimentos. 

Essas plataformas facilitam a sincronização de itens de orçamento, dados de fornecedores, arquivos, aprovações, faturas e muito mais – otimizando as operações de aquisição ao mesmo tempo em que oferece às empresas a vantagem de insights de aquisição acionáveis ​​e baseados em dados que cortam custos e impactam positivamente a saúde geral dos negócios.

Use a caixa de comentários abaixo para contar para nós como sua empresa tem feito para administrar compras. Ficamos no aguardo de seus comentários.