A automação de compras prova resolver diversos dos problemas que afetam as organizações e durante anos são frutos de pesquisas e estudos de caso.
Há uma verdade simples e difícil, que muito comprador (talvez a maioria) encontra no mundo das compras B2B, que muitas vezes são obrigados a realizar tarefas repetitivas, que são ineficientes, caras e lentas.
A automação de compras prova resolver esses problemas após anos de pesquisa e estudos de caso, finalmente nossas empresas estão indo a este encontro. Um relatório de Benchmarking para padrões de compras do American Productivity and Quality Center revelou que 82% das empresas que participaram da pesquisa usaram alguma forma de software de compras, com 6% das organizações procurando adicionar essa ferramenta nos próximos dois anos.
Antes de nos aprofundarmos na automação de compras, precisamos entender o processo de compra. Normalmente o passo a passo de um departamento de compras envolve etapas como:
- Cotações de preços dos produtos e suprimentos
- A emissão dos pedidos de compra
- O recebimento de pedidos
- Correspondência de pedidos x notas fiscais recebidas
- Execução do pagamento dos títulos
“A automação do processo de compras é simplesmente o gerenciamento de todo o ciclo, que vai da compra ao pagamento usando a tecnologia, em vez do tradicional método manual”, é o que diz Gustavo Peri, gerente de compras na Acosta Distribuição.
Sistema automatizado de pedidos de compra versus o ciclo de aprovisionamento automático
Fazer cotações de preços antes de executar o pedido de compras formal é um aspecto integrante do processo de compras, isso não vai mudar e muitas organizações ainda fazem isso administrando o processo manualmente. Em 2019, isso é no mínimo antiquado.
Existem intervenções de software que automatizam esse processo demorado, permitindo a centralização de dados que agiliza o trabalho, facilita o reordenamento, elimina o fator de erro humano e pode até mesmo vincular a cadeia de fornecimento precisa em tempo real.
Um sistema automatizado de compra conecta esses elementos tão importantes de faturamento e pagamento, simplificando ainda mais o processo até o cruzamento destes dados. Os benefícios da automação do ciclo de compra para o setor podem ser resumidos da seguinte forma:
Rapidez
As empresas que empregam uma boa solução de software de procurement conseguem administrar suas compras diariamente, em comparação com o ciclo de 4 dias (padrão de mercado) vivenciado pelas empresas que ainda utilizam métodos manuais e planilhas para cuidar desse setor.
Adotantes de um software profissional de compras tem melhor desempenho, isso não leva em consideração o ciclo completo, incluindo cotações, faturamento e pagamento, sem mencionar a velocidade com que as informações podem ser acessadas para fins de auditoria e previsão.
Eficiência
O aumento da eficiência dos processos tem as conseqüências desejáveis de economizar dinheiro e a liberação de orçamento para investir em outras atividades mais estratégicas da empresa.
Você não deve considerar apenas o aumento da eficiência do pessoal. Os fornecedores também podem reagir mais rapidamente aos pedidos de compra, respondendo a solicitações de descontos, que seriam aplicáveis a pedidos em massa ou a capacidade de fazer referência a contratos anteriores no caso de consultas. A relação comprador / fornecedor é, portanto, aprimorada.
Controle e visibilidade
Em tempos de auditorias internas e externas, as informações estão prontamente disponíveis a um clique de um mouse, de qualquer lugar e a qualquer momento, onde os principais tomadores de decisão têm essa poderosa ferramenta analítica de dados disponível.
Todas as partes interessadas que se beneficiam
Um sistema de compras automatizado pode agregar valor de várias maneiras. Ele simplifica os sistemas, tornando-os mais eficientes, maximizando recursos. Os fornecedores são pagos em tempo hábil e um elemento maior de controle é realizado durante todo o processo. Esses benefícios abrangem toda a empresa, mas também se aplicam a partes interessadas específicas.
Do ponto de vista gerencial, o elemento de controle se estende muito além de maximizar a eficiência da equipe, já que um sistema de compras automatizado pode fornecer toda uma série de informações analíticas em áreas como desempenho do fornecedor, dados de gastos e análise de custos. A equipe, por sua vez, pode realizar outras atividades, e os fornecedores, como vimos, se beneficiam de uma maior clareza nas solicitações.
Busque o sistema para compras certo
Há muitas opções a serem consideradas ao analisar o software de automação de compras. Os fatores variam, mas talvez as duas considerações mais importantes para as empresas sejam a facilidade de uso do software e a opção de nuvem.
Essas características duplas garantem uma mais rápida adoção de suas equipes e a capacidade de acessar as informações de vários locais, o que é vital se a sua empresa, permitir operação em vários locais. Por fim, garanta todas as principais partes interessadas e envolvidas no processo de seleção da ferramenta.
